Hoy en día enviamos una gran cantidad de correos electrónicos desde cualquier lugar.
¿Sabes lo que significan los diferentes protocolos para enviar un correo?
Sigue leyendo y conoce los diferentes protocolos así como sus diferencias entre ellos. De esta manera sabrás cuál es el que se adapta a ti.
Casi todas las empresas cuentan con un contrato de dominio y por lo regular sus cuentas de correo electrónico se encuentran bajo ese mismo nombre.
Es decir que se pueden crear cuentas de correo como <tunombre@tuempresa.com>, sin embargo la configuración no se queda sólo en el nombre del usuario ni del dominio, sino también en el tipo de protocolo que el correo debe tener.
El dominio que has contratado irá asociado a un tipo de protocolo, esto depende del proveedor.
Es muy importante que conozcas las ventajas que estos protocolos te proporcionan ya que, si es una herramienta que utilizas con mucha frecuencia, ésta marcará la diferencia en tu productividad.
Tipos de Protocolos
Existen tres tipos de protocolos, éstos son:
POP3
Es la versión actual del Protocolo POP (Post Office Protocol). Desde POP3 crea copias locales de los mensajes de correo electrónico y elimina los originales desde el servidor.
Permite acceder a varios clientes al mismo buzón, facilitando el acceso posterior a los mensajes de correo disponibles en el servidor mediante correo web.
Si configuras tu correo con el protocolo POP, cuando consultes en Outlook si tienes un correo nuevo, lo que hará será preguntarle al servidor ¿hay algún nuevo correo? si lo hay, lo descargará y lo borrará del servidor.
Al acceder con otro programa de correo, móvil o webmail, no tendrás ahí esos mensajes ya que fueron eliminados.
Es posible configurar una opción para no eliminar los mensajes del servidor, pero no es recomendable ya que si te llegan correos electrónicos con archivos adjuntos de gran tamaño, tu cliente de correo los va a descargar cada vez que los quieras ver, consumiendo ancho de banda, para luego no borrarlos.
Si quieres leer tus correos desde varios dispositivos, te interesará otro tipo de protocolo.
Ventaja
La ventaja de este método es que no importa el tamaño de nuestro buzón, ya que se almacena de manera local y ya no deberás contratar espacio adicional.
En el caso de las empresas, pueden surgir problemas cuando quieren gestionar su correo desde varios dispositivos.
Desventaja
Puede ser el caso del smartphone y la computadora, donde se encuentran con mensajes que ya fueron leídos en el teléfono y que pueden estar marcados como no leídos en la computadora.
Al final esto termina siendo un dolor de cabeza debido a la confusión que puede provocar.
En este protocolo no se sincronizan las carpetas, de modo que si enviamos un mensaje desde la computadora, no aparecerá en la carpeta de enviados del teléfono y viceversa.
De igual manera los contactos y calendarios tampoco se sincronizan, si tu empresa se maneja por eventualidades con una agenda organizada a través del correo electrónico esto podría afectarte totalmente.
Por ese motivo, su uso está muy extendido entre los servicios de alojamiento web y en el ámbito de pequeñas empresas con servidores de correo propios.
IMAP
Es el acrónimo de Internet Message Access Protocol y, a diferencia del POP3, permite sincronizar carpetas de correo alojadas en el servidor con varios dispositivos, manteniendo los correos en el servidor.
Lo mejor de este protocolo es que, si utilizamos varios dispositivos a la vez, una vez que hemos leído un correo electrónico queda marcado como leído en el servidor y al abrir desde otro equipo diferente también veremos que se ha abierto dicho mensaje.
Desventajas
El lado negativo de este protocolo de correo es que, dado que no elimina los correos del servidor hasta que el usuario no lo haga por su propia cuenta, va ocupando más y más espacio hasta que llega al límite asignado por el servidor y se bloquea el envío y recepción de correo.
Al igual que POP3 es que no sincroniza calendario ni contactos,esto originar un problema de organización de tus eventos y contactos.
Entonces, ¿Hasta este punto qué es mejor? …
IMAP es mejor ya que es un protocolo de correo más moderno que POP.
Ventajas
– Cuando cambies de teléfono o cliente de correo, al configurar tu cuenta, la encontrarás exactamente como estaba.
– Si usas varios dispositivos, tendrás todo sincronizado. Si borras un correo que no te interesa, ya no tendrás que volver a leerlo y borrarlo en la computadora.
Como funciona el Protocolo POP e IMAP
EXCHANGE
Además de sincronizar el correo, también permite sincronizar tus contactos y calendarios.
Para usar el protocolo Exchange, tanto en servidores como en clientes deben ser compatibles con el protocolo Exchange ActiveSync.
Esto permite sincronizar toda la información, mostrando todos los correos, contactos, calendarios y todo lo que necesites.
CONCLUSIÓN
Entonces ¿Cuál de estos debo elegir?
Depende de tus necesidades como usuario, aquí te puedo mencionar algunos:
- Cuando tienes tu correo electrónico en varios dispositivos, debes de configurar los clientes de correo electrónico con el protocolo IMAP.
- En caso de usar Webmail y deseas que tu teléfono o iPad se puedan sincronizar con el webmail, utilizaIMAP.
- De usar un cliente de correo electrónico en una máquina especial (por ejemplo, desde la oficina), puedes usar POP3.
- Si guardas todos tus correos electrónicos, usa POP3 para no quedarse sin espacio en el servidor de correo electrónico remoto.
- Al utilizar Hotmail y querer sincronización de correo electrónico, configura con IMAP.
- Utilizando exchange que es un correo electrónico empresarial puedes sincronizar contactos, calendarios y otras cosas.
